Store innkjøpsprosesser krever fokus på habilitet

Det finnes mange områder der habilitet er viktig, men få er like risikoutsatte som innkjøp. Når ansatte eller leverandører har bindinger som ikke er synlige eller håndtert riktig, kan konsekvensene bli alvorlige. 

For virksomheter med store eller gjentakende innkjøp er dette et område som fortjener langt mer oppmerksomhet enn det vanligvis får.

Hvorfor er innkjøp så utsatt?

Innkjøpsprosesser handler ofte om store summer, langsiktige avtaler og relasjoner med aktører i markedet. Det gjør dem ekstra sårbare for interessekonflikter. Eksempler som går igjen:

• En ansatt sitter i innkjøpsutvalget og har en nær slektning i et av leverandørselskapene.

• En mellomleder har små aksjeposter i et firma som deltar i en konkurranse, uten å ha tenkt over betydningen.

Disse situasjonene oppstår oftere enn man tror og de fanges sjelden opp uten gode rutiner og systemer.

Hva krever lovverket?

I offentlig sektor stiller lov om offentlige anskaffelser og forvaltningsloven tydelige krav til habilitet. Men også private virksomheter må forholde seg til egne retningslinjer, åpenhetsforventninger og risiko for brudd på lojalitetsplikten.

Kravene kan sammenfattes i tre prinsipper:

1. Tilstrekkelig oversikt over mulige interessekonflikter

2. Systematisk vurdering av habilitet i alle relevante ledd

3. Dokumentasjon og etterprøvbarhet

Hvis du ikke kan vise at habilitetsvurdering er gjort, regnes det som om den ikke er gjort.

Hvordan kan dette løses i praksis?

Et digitalt habilitetssystem gjør det mulig å koble habilitetsvurderinger direkte til innkjøpsprosesser. Dette kan for eksempel innebære:

• Automatisk innhenting av informasjon fra offentlige registre

• Egenerklæringer for alle involverte i en konkurranse

• Varsling ved koblinger til leverandører, nærstående eller tidligere engasjementer

• Sikker dokumentasjon og sporbarhet for revisjon og kontroll

Systemstøtte frigjør tid, reduserer feil og sørger for at habilitet ikke blir en ettertanke, men en integrert del av innkjøpsprosessen.

Det handler ikke om mistanke, men om tillit

Ingen virksomhet ønsker å oppleve at en innkjøpssak trekkes i tvil fordi habilitet ikke ble vurdert eller dokumentert. Å ha systematikk på dette området er ikke en byrde, men en beskyttelse for både virksomheten og de ansatte.

Hos Arx Compliance hjelper vi virksomheter med å få oversikt, struktur og kontroll

Er innkjøpsprosessen deres robust nok til å håndtere habilitet?

Vi hjelper dere gjerne med en uforpliktende gjennomgang.