Når retningslinjer ikke er nok. Derfor svikter habilitetsarbeidet i praksis

Virksomheter i både offentlig og privat sektor har i dag omfattende retningslinjer for habilitet. Det finnes dokumenter, rutiner og påminnelser, likevel svikter habilitetsarbeidet i praksis. Hvorfor?

Vi ser ofte at retningslinjene er gode, men systemene og strukturen rundt dem er for svake.

Mye ansvar på lite system

De fleste virksomheter behandler habilitet som et engangsansvar. Ansatte blir informert om reglene, kanskje signerer de en egenerklæring ved ansettelse, og så overlates vurderingene til den enkeltes samvittighet, dømmekraft og hukommelse.

Dette fører til at:

• Vurderinger ikke dokumenteres

• Rapportering skjer ustrukturert (via e-post, Excel eller muntlig)

• Ledelsen mangler oversikt over eksponeringer blant ansatte

• Det ikke finnes sporbarhet ved revisjon, tilsyn eller varslingssaker

Resultatet er en virksomhet som fremstår etterrettelig på papiret, men der det i praksis er vanskelig å vite om habilitetsvurderinger faktisk skjer, og hvordan.

Ad hoc-løsninger skaper risiko

Mangelen på struktur fører både til ineffektivitet og skaper reell risiko:

• Beslutninger kan trekkes i tvil i etterkant

• Medieoppslag kan ramme virksomhetens omdømme

• Tilsyn kan påvise manglende dokumentasjon

Vi har sett hvordan små habilitetsbrudd, utilsiktede eller ikke, kan vokse til store saker. Ikke fordi selve vurderingen nødvendigvis var feil, men fordi den aldri ble dokumentert.

Fra formell etterlevelse til reell kontroll

Etterlevelse handler ikke lenger om å ha regler, det handler om å kunne vise at de følges i praksis. Det betyr at virksomheten må ha et system for å:

• La ansatte rapportere inn nye eksponeringer som eierskap og verv

• Samle inn egenerklæringer og informasjon om relasjoner

• Varsle ved avvik og mulige interessekonflikter

• Tilrettelegge for vurdering og dokumentasjon

• Dokumentere handlinger over tid

Dette må gjøres så enkelt som mulig for å at det faktisk blir tatt i bruk av både ledere og ansatte. 

Hva Arx Compliance har lært

I arbeidet med offentlige og private kunder har vi sett at det ikke er vilje det skorter på. Det er ofte mangel på et enkelt og moderne system. Når ledelsen får et verktøy som gjør det lett å følge opp, og ansatte får en trygg og brukervennlig løsning for å rapportere, forvandles habilitet fra en plikt til en praksis.

Er du usikker på hvordan dere faktisk jobber med habilitet i praksis?

Ta kontakt med oss i Arx Compliance. Vi hjelper virksomheter med å bygge struktur, ikke bare policy.