Slik håndterer du habilitet i praksis - en veileder for ansatte og ledere

Vi hører stadig mer om habilitet, interessekonflikter og integritet. Men hva betyr det egentlig i hverdagen og hvordan håndterer man det i praksis? Denne veilederen er for deg som ønsker å forbedre rutinene rundt interessekonflikter og habilitet.

Hva handler habilitet egentlig om?

Habilitet handler ikke om mistillit, det handler om å beskytte tilliten. Når en ansatt vurderer eller fatter beslutninger i saker der de selv, en nærstående eller et selskap de har tilknytning til kan ha interesser, kan det oppstå tvil om vedkommende er upartisk. Slike situasjoner kan svekke tilliten til virksomheten – uavhengig av om noe faktisk er galt.

De vanligste feilene

Før vi går inn i hvordan man håndterer habilitet godt, er det verdt å nevne noen typiske feil:

Taushet: Ansatte lar være å si ifra, ofte fordi de er usikre på hva som er relevant og det ikke finnes en enkel måte å si ifra på. 

Timing: Habilitet vurderes for sent, gjerne etter at beslutningen er fattet.

Manuell håndtering: Virksomheter mangler systemer for å følge opp, og vurderingene forsvinner i e-poster og notater.

Konsekvensen? Økt risiko for kritikk, ukjente eksponeringer mot f.eks. kunder og leverandører og i verste fall svekket omdømme og brudd på lovverket.

Hva bør ledere gjøre?

Skap trygghet for ansatte

Tydelig kommunikasjon om viktighet av habilitet og en åpen kultur gjør det lettere for ansatte å si ifra.

Bygg system og struktur

Et digitalt habilitetsregister er et effektivt verktøy for å samle inn, følge opp og dokumentere eksponeringer og mulige interessekonflikter. Dette senker også terskelen for ansatte å si ifra om sine eksponeringer uten å føle at de er til bry med sine private investeringer. 

Tenk forebygging, ikke brannslukking

Habilitet er noe som må håndteres i forkant og hvor det er for sent når noe har gått galt. Å ha rutiner og systemer for å avdekke interessekonflikter tidlig, fungerer som en form for forsikring: du reduserer risikoen for kritiske feil, tap av tillit og omdømmeskader.

Tilpass systemet til deres rutiner

Et godt habilitetsregister bør kunne tilpasses virksomhetens egne retningslinjer og praksis. Noen har krav om minimumsperiode for å eie aksjer før de kan selges, eller fastsatte prosedyrer for hvem som skal godkjenne nye eksponeringer. Andre har detaljerte regler for hvordan nærstående skal rapporteres og involveres. Jo bedre systemet speiler virkeligheten, desto enklere blir det å sikre etterlevelse i praksis.

Vil du vite hvordan din virksomhet kan håndtere habilitet bedre i praksis?

Ta kontakt med oss for mer informasjon om et habilitetsregister som passer dere.